Privacyverklaring m.b.t. vrijwilligers

Stichting Fort Sabina. Regeling Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Juni 2018

1: Persoonsgegevens, waarom, hoe en wat.

Stichting Fort Sabina.nl verzamelt persoonsgegevens enkel voor de organisatie van de eigen activiteiten

Gegevens die vastgelegd worden zijn:

• Per werkgroep: Naam, contactgegevens en emailadressen van vrijwilligers. Via email worden allerlei praktische zaken afgesproken en vastgelegd. De emailadressen zijn beschikbaar voor alle vrijwilligers die voor een werkgroep actief zijn
• Lijsten met naam en adresgegevens van vrijwilligers van onze werkgroepen per werkgroep

2: Wat we bewaren

In het kader van de AVG bewaren we

• Naam en contactgegevens van vrijwilligers. Door je aan te melden als vrijwilliger geef je Stichting Fort Sabina.nl toestemming om deze gegevens te gebruiken voor een soepele organisatie van de activiteiten. Vrijwilligers hebben altijd het recht de opgeslagen gegevens (naam, email) te laten wijzigen.
• We bewaren per werkgroep de lijsten met naam en adresgegevens van deelnemers en donateurs van onze werkgroepen per werkgroep

3: Vastgelegde data

• Vastgelegde gegevens worden alleen gebruikt voor het organiseren en uitvoeren van activiteiten voor de Stichting Fort Sabina.nl
• Gegevens worden niet ter beschikking gesteld aan derden tenzij hiertoe een wettelijke verplichting bestaat.

 4: Vrijwilligers informeren of opleiden

De secretaris van de werkgroepen zijn verantwoordelijk voor de geregistreerde gegevens. Zij /hij mag onder geen beding deze gegevens aan derden buiten de Stichting Fort Sabina.nl verstrekken. Bij het niet aanwezig zijn van een secretaris voor een werkgroep is de secretaris van het bestuur van de Stichting Fort Sabina.nl verantwoordelijk voor de geregistreerde gegevens van een werkgroep.

Middels een schriftelijk schrijven worden de vrijwilligers van de Stichting Fort Sabina.nl geïnformeerd over deze nieuwe ontwikkeling.

5: Procedure voor het melden van datalekken

Onze datalekken registratie kent een apart formulier wat is aangehecht aan deze regeling.

6: Aanvullende informatie gebruik beelden met personen

De Stichting ziet een foto van een persoon als een persoonsgegeven wanneer deze met doel tot identificatie vervaardigd is of gebruikt gaat worden, waarvoor de AVG van toepassing is. Deze foto´s worden alleen gepubliceerd na schriftelijke toestemming van deze persoon.

Dit geldt niet als de persoon op de foto niet direct of indirect identificeerbaar is. De persfotograaf, straatfotograaf of hobbyfotograaf die mensen op de gevoelige plaat legt, is niet bezig om iemand te identificeren. Het is niet toegestaan de combinatie van meta gegevens zoals exacte locatie, datum, tijdstip en naam, adres, en/of woonplaats gecombineerd met het beeld zonder schriftelijke toestemming te publiceren of te gebruiken waardoor de persoon in kwestie identificeerbaar wordt. Onder identificeerbaar wordt verstaan dat de identiteit zonder onevenredige inspanning kan worden vastgesteld.

Bij foto´s gemaakt in de openbare ruimte  geldt dat steeds wordt vastgesteld of hier sprake is van een identificeerbare foto van een of meer personen. Indien de foto identificeerbaar is , kan publicatie van de foto alleen plaatsvinden na schriftelijke toestemming van de identificeerbare personen.